As comunicações virtuais são agora a norma mas, embora possamos todos estar familiarizados com o fecho de negócios no Zoom, quantos de nós somos mestres em negociar bem online?
Destaco aqui cinco principais vantagens da negociação online e como dominar este tipo de competências.
Interação de negociação virtual
Embora possa achar que já tem experiência em negociação, as competências que domina nem sempre têm aplicação direta no mundo online. É importante praticar agora as suas competências de negociação em remoto, para preparar o seu estilo de negociação virtual para o futuro. Comece por treinar internamente - no âmbito da sua empresa - a negociação em reuniões virtuais. Use-as como uma oportunidade para testar e avaliar um conjunto de competências e onde podem existir quebras na comunicação. Ter essa valiosa experiência dominada permitir-lhe-á desde logo identificar todos os pontos problemáticos que precisa de superar.
Se vai iniciar uma negociação virtual num momento próximo, deve evitar uma referência à “crise atual” e a “os tempos sem precedentes que estamos a viver”. Ninguém desconhece as atuais circunstâncias. Um negociador preguiçoso pode usar a COVID-19 como cobertura para justificar posicionamento de preços ou dos termos de contrato propostos quando, na realidade, isso pode não ter nenhuma relação de uma forma ou de outra. Um negociador competente, por outro lado, perceberá isso, e antecipará que essa argumentação se transformará noutra armadilha para os incautos: diluição de argumentos. Esteja atento a este tema na sua abordagem com o cliente.
Participe a partir de qualquer lugar
A beleza das negociações virtuais é que pode participar nelas a partir de qualquer lugar. Esteja numa sala, cidade ou mesmo num país diferente daqueles com quem está a negociar - simplesmente não importa. Isso torna as negociações muito mais eficientes, confiáveis e fáceis de organizar e gerir. No entanto, esses benefícios percebidos podem ter um impacto direto no processo de negociação. Com menos restrições de tempo e disponibilidade, assegure-se de que chega às negociações preparado. Não seja pressionado a negociar até que esteja pronto - isto inclui preparar e planear as suas respostas em função dos objetivos e alternativas da outra parte. Certifique-se de que tem um entendimento cabal do que ambas as partes querem alcançar no processo.
É claro, outro benefício real de negociar virtualmente, é que todas as ferramentas de trabalho do negociador, de apoio à negociação, podem estar espalhadas na sua mesa de trabalho (ou na mesa da cozinha!) para as poder consultar e fazer anotações. Esta é uma liberdade que nunca poderia ter numa reunião face to face. As coisas que quer ver, mas não quer que a outra parte veja, estão todas ali à mão, para as usar e retirar o respetivo benefício.
Menos restrições de viagens
Embora seja excelente para reduzir custos, em despesas de viagem, recursos e disponibilidade, existem algumas desvantagens nas reuniões virtuais. Agora que os encontros podem ser organizados com um estalar de dedos, isto pode deixá-lo exposto a “truques sujos” na negociação. Temas como reuniões a serem planeadas no último minuto e enviadas para si com pouco tempo para se preparar; reuniões gravadas; e não ser capaz de avaliar totalmente o “clima da sala”: podem ser um verdadeiro desafio. Tente neutralizar estes aspetos negativos com uma atitude de negociação transparente, aberta e honesta. Se uma reunião estiver a ser convocada dando-lhe pouco tempo para se preparar, não tenha medo de propor uma data/hora alternativa, que melhor se adapte às suas necessidades. Da mesma forma, se o “clima da sala” for difícil de ler, use técnicas de negociação comprovadas, como o teste de compreensão, para garantir que estão todos na “mesma página”.
Pratique novas competências
O elemento mais importante da negociação virtual é a comunicação clara. As competências e técnicas de comunicação, são frequentemente negligenciadas na formação e treino de vendas e negociação - o que é um erro que pode sair caro. A maneira como apresentamos as nossas propostas ao negociar virtualmente, pode fazer a diferença entre um bom e um mau negócio. Garanta que evita irritadores comuns - palavras ou frases que têm o potencial de irritar, como o autoelogio ou a condescendência; ou que não têm qualquer poder persuasivo, sendo apenas usadas para descrever a própria posição ou proposta. Exemplos disto são palavras como: ‘justo’, ‘razoável’, ‘generoso’ etc. e uma expressão mais recente que mencionámos anteriormente ‘devido à crise atual’! Estas palavras ou frases podem irritar e matar conversas que são essenciais para a sua negociação.
Aumento da produtividade e eficiência
Pode vir afinal a descobrir que as negociações virtuais são muito mais produtivas e eficientes quando comparadas com as presenciais. As discussões podem fluir melhor e as mensagens podem ser partilhadas mais rapidamente por meio de videoconferência. Como as pessoas estão no conforto do seu próprio ambiente, poderá também vir a constatar que há um tom mais descontraído nas conversas, o que significa que, em última análise, as decisões podem ser tomadas mais rapidamente, os projetos são executados dentro do prazo e a produtividade aumenta. Além disso, se todas as partes concordarem, o uso de ferramentas de anotação e chat, e até mesmo o pequeno botão vermelho de gravação, são boas maneiras de banir discussões post factum sobre o que foi exatamente dito e acordado.
No entanto, quando estiver neste ambiente virtual, é importante não se deixar levar por uma falsa sensação de segurança. Aplique o mesmo nível de cautela às negociações que usaria normalmente e utilize qualquer tempo extra que possa ter a seu favor com uma preparação de negociação mais aprofundada, para que não seja apanhado de surpresa.
