Atualmente, mais de 65% das empresas estão organizadas em open space (espaço aberto). Existe a necessidade de criar regras de boa conduta e formas de atuação que sejam mais ou menos bem aceites pelas pessoas que partilham o mesmo espaço de trabalho.
Propomos a criação de 5 regras de boa convivência em open space:
1. Fale ao telefone em tom baixo
Use um auricular para maior conforto na audição e para poder falar em voz baixa (qualidade do microfone).
2. Afaste-se para atender chamadas pessoais
Coloque o telefone no modo « vibrar » para evitar incomodar os colegas com o som do toque do telefone. Quando o seu telefone tocar procure um lugar mais reservado e afastado para falar sobre assuntos pessoais.
3. Mostre solidariedade para com os seus colegas perante "invasões externas"
Exemplo: “O meu chefe/gestor tem um talento especial em esquecer-se que trabalhamos num escritório em open space…; A sua voz sonora quando chama por algum colaborador, independentemente de estarmos a falar com um cliente ou a concluir a redação de um texto complexo!”.
Perante esta e/ou outras situações de invasão de espaço, sugerimos o uso de humor para lidar com situações menos positivas. Sugerimos que coloque uma placa na porta ou área visível na entrada do escritório com as seguintes regras de conduta:
- Eu venho com um sorriso...
- Eu não vou bater com a porta...
- Eu vou direto à pessoa com quem quero falar, sem qualquer desvio…
4. Seja tolerante
Num escritório em open space, existem aquelas pessoas que estão focadas numa tarefa, que precisam de silêncio, e outros que querem relaxar e partilhar uma piada ou algum tema para relaxar. Saiba observar e perceber quando os outros estão disponíveis e qual o momento oportuno para fazer a sua intervenção. Incuta um momento de descontração durante o dia de trabalho!
5. Arrume o seu espaço no final do dia
Antes de sair do local de trabalho, deixe o seu espaço limpo e arrumado.
Organizar é gerir!
Nas grandes empresas, como é o caso da Microsoft, Sanofi, e outras, profissionais dedicados à ergonomia, psicólogos do trabalho e arquitetos de interiores, otimizam o m2 do escritório a fim de melhorar estes espaços de trabalho partilhados.Algumas iniciativas para que se possa dividir o espaço da melhor forma entre as pessoas que o ocupam passam por ter pequenos espaços de trabalho com 3-4 pessoas, espaços com silêncio sem telefones, lugares propícios à realização de pausas (áreas de lazer, jardins, área dedicada a fumadores, espaço dedicado a troca de ideias, etc.).
Mas o open space também é…
Há apenas 20 anos, o primeiro open space surgiu em França. Espaços abertos em vez de paredes; “viva a comunicação: trabalhar juntos para melhorar a produtividade!”.
Passar 7- 8 horas de trabalho num espaço a olhar uns para os outros, sentir-se controlado, não ter um momento de liberdade para ligar a um familiar, justificar todas as ações... Estas situações a forma de organização do espaço tornou o open space uma máquina de gerar stress!
No início de 2000 surgiram comportamentos curiosos…cada um a trabalhar em silêncio, a ouvir a sua música com os seus auscultadores, enviar e-mails ao colega que está a poucos metros de distância….gerou-se a política do "cada um por si" com comunicação zero e espírito de equipa inexistente ... Depois repensou-se a organização do espaço em open space de forma a obter maior eficiência de cada um no seu trabalho.
Mas o trabalho neste tipo de organização facilita a troca e partilha de ideias .
A adoção e respeito de regras de boa convivência em open space, exige, acima de tudo, o uso de bom senso!
E qual a sua experiência? Trabalha em open space? Quais as vantagens e desvantagens de trabalhar desta forma?
