Nenhuma etapa na vida das empresas é, em simultâneo, tão facilmente identificável e fundamental como o onboarding.
As primeiras semanas de um colaborador na sua nova organização são determinantes para toda a experiência profissional que as duas partes irão trilhar. Porquê?
Em primeiro lugar, porque é o momento mais adequado para começar a beber a cultura da empresa, absorver os seus valores e vincular-se a eles: pertença e empatia. De acordo com um estudo da empresa de tecnologia norte-americana BambooHR, 89% daqueles que receberam uma integração eficaz sentem-se fortemente integrados na cultura da empresa, contra apenas 59% daqueles que receberam uma integração ineficaz.
Em segundo lugar, porque é fundamental o alinhamento com os objetivos e expectativas de forma que os novos colaboradores entendam qual o seu papel e o que é esperado deles.
E ainda, porque acelera a adaptação ao ambiente de trabalho, proporcionando conhecimentos práticos e ferramentas necessárias para potenciar a eficácia.
Estes ingredientes (pertença, empatia, objetivos, expectativas e eficácia) são a base de uma boa performance profissional (produtividade) e da permanência na organização (em tempos em que a retenção de talento é uma das dificuldades mais apontadas).
É neste quadro que criar um plano de onboarding – e, incluído neste, um processo de integração digital – assume uma enorme importância para a organização e os colaboradores.
O processo de integração digital centra-se no uso das ferramentas digitais fornecidas pela empresa, como a respetiva plataforma online - que habitualmente é o “navio-almirante” dessa estrutura digital, por ser um canal ágil de comunicação interna, de consolidação de processos e a porta de entrada para o trabalho online. Este acolhimento digital, que permite ao colaborador familiarizar-se com os recursos desta natureza existentes internamente, representa, muitas vezes, uma diminuição do tempo de integração, ou seja, a empresa poderá contar com um desempenho eficaz do seu colaborador mais cedo, logo, beneficiará de um acréscimo de produtividade.
O Grupo Cegos, em Espanha, idealizou um plano de onboarding em seis etapas que, de forma sucinta aqui resumo e partilho:
Identificar as necessidades e objetivos da empresa
O que se espera que os novos colaboradores façam? Quais são os valores e a cultura da empresa? O que se espera que os novos colaboradores alcancem no final do processo de integração?
Identificar as necessidades dos novos colaboradores
O que precisam de saber para se sentirem confortáveis e produtivos? De que informações e recursos precisam para ter sucesso?
Criar um plano de onboarding
Deve incluir metas e responsabilidades e um conjunto de tarefas, bem como os recursos que serão fornecidos durante o processo para esse efeito.
Personalizar o processo
Um bom onboarding deve ser personalizado, para se adaptar às necessidades específicas da empresa e dos novos colaboradores (materiais de formação personalizados, tarefas específicas atribuídas a cada novo colaborador, programa de acompanhamento criado para garantir o bom desenrolar do processo).
Implementação do processo
Agora que o plano já foi concebido, está na hora de o pôr em prática. Aqui chegados, é crucial garantir que todos os membros da equipa conheçam o processo e saibam os seus papéis.
Avaliação e ajustamento
O processo de onboarding deve ser avaliado periodicamente para aferir se está a funcionar de forma correta e, se assim não acontecer, fazer ajustamentos.
Um bom começo é muito mais do que isso no ciclo de vida do colaborador na empresa. E para tal, o plano de onboarding adequado pode ser o passaporte para largos anos de uma verdadeira comunhão, mutuamente frutuosa.
