Trabalho Agile: dicas para colaboradores à distância

Maria João CeitilManaging Director FranklinCovey PT | Head of Integrated Solutions Cegoc

No dia 18 de março de 2020 a vida mudou. Oficialmente declarado o estado de emergência nacional, o Governo anunciou várias medidas de combate à pandemia que enfrentamos, decretadas oficialmente no Decreto n.º 2-A/2020, de 20 de março. E neste decreto, no seu artigo 6º, é declarado oficialmente o recurso obrigatório ao teletrabalho, “sempre que as funções em causa o permitam”.

As disposições decretadas impulsionaram a maioria das organizações para novas formas de proteção da saúde dos trabalhadores e dos clientes, acelerando a difusão do trabalho à distância. Esta exigência do Governo está, para alguns, em continuidade com práticas de trabalho ágeis: computador portátil, ligação, autonomia e trabalho por objetivos em relação a uma rede de colegas. Em muitas profissões, esta era já uma prática comum, mesmo antes dos recentes acontecimentos.

Para outros émais teletrabalho: as regras habituais, ou seja, horários de trabalho estáveis,trabalho por tarefas e relação primordial com um gestor hierárquico, apenas exercidonuma localização física diferente, passando a ser realizado em casa.

Para todos, porém, é uma situação nova estar em casa: os trabalhadores ágeis estavam habituados a trabalhar em movimento, muitas vezes em locais públicos ou mesmo em viagem. Agora são obrigados a ficar nas suas próprias casas.

Para os novos trabalhadores inteligentes, estar em casa é uma novidade completa.

A gestão não é trivial. A difusão de uma ação ágil exige não só a disponibilização de dispositivos e ferramentas, mas sobretudo a consideração de 3 dimensões:

• Tempo (quando trabalhar?)
• O local (onde operar?)
• As regras de interação (como integrar?)

E precisamente porque este não é um momento “normal”, e a gestão desta situação engloba varias dimensões, é importante adotar alguns comportamentos que permitam uma melhor adaptação à realidade do trabalho à distância, e estratégias para o tornar mais eficaz, num contexto altamente adverso:

1. Roupas

Não se trata de se vestir formalmente, mas de saber que o vestir para o trabalho ajuda a entrar no “papel” de colaborador e a ser determinado. Mesmo que não esteja à espera de uma videochamada. É importante manter uma rotina diária de se “preparar” para o dia de trabalho, ajudando a mente a separar o que é a vida quotidiana em casa do que é o seu papel enquanto profissional.

2. Encontrar um espaço de trabalho adequado

Encontrar o local perfeito para trabalhar em casa é difícil. As nossas casas não estão preparadas para ser um “escritório”, mas o espaço de trabalho é determinante para a sua concentração e produtividade. Procure arranjar um espaço adequado, protegido, com boas condições de iluminação e que lhe permita ter uma postura ergonómica, de modo a evitar desconforto físico.

3. Contacto com colegas

Quando se está fora do gabinete, é ainda mais importante manter-se em contacto com os seus colegas. A utilização das boas práticas de comunicação corporativa pode ser a parte mais vital do trabalho à distância. É importante escolher como: ferramentas de mensagens como o Slack, ferramentas de reunião online como o Zoom e serviços de partilha de documentos como o Google Drive podem ser muito úteis, mas apenas se forem utilizadas com consciência.

4. Evitar o multitasking

Numerosos estudos há muito que atestam que a conversa frequente e as mensagens sociais não são úteis enquanto se tenta manter o foco. O cérebro humano não é muito bom em multitarefas. Aqueles que pensam que o contrário arriscam iludir-se a si próprios. Mantermo-nos em contacto é importante, mas temos de dedicar espaços e tempos específicos a diferentes atividades. Tudo ao mesmo tempo e bem é apenas irrealista.

5. Não envie demasiados e-mails

Algumas pessoas não estão habituadas a trabalhar de forma independente. No escritório, são dadas instruções, informações ou são feitas perguntas por voz e presencialmente. Estar em casa pode levar a escrever demasiados e-mails, muitas vezes desnecessariamente longos, sem objetividade. Isto é prejudicial. Torna o trabalho de todos mais complicado e conduz a dispersão. Procure evitar a ideia de que é sempre bom "escrever tudo, para que fique registado".

6. Menos conversa e mais reuniões

Estamos a trabalhar remotamente, é um facto, mas as ferramentas para reuniões virtuais existem. Uma boa reunião pode evitar uma quantidade de mensagens de chat, chamadas telefónicas e e-mails. Os gestores precisam de aprender a planear as reuniões necessárias e os colaboradores precisam de compreender que durante as reuniões virtuais é necessário ser eficaz e concentrar-se no essencial.

7. Programação das atividades

É importante decidir antecipadamente em que vai gastar o seu tempo. Não se trata de ser rígido, mas de criar uma visão clara da relação entre tempo, ações e resultados. Se não o fizer, concentrar-se-á em tarefas secundárias, será engolido por e-mails, chamadas telefónicas não agendadas, interrupções de chat. A programação também é importante quando se trabalha no escritório, mas no trabalho em casa torna-se crucial.

8. Difundir a confiança e o empowerment

Não importa se é um profissional ou um gestor. A confiança e o empowerment são o resultado de uma relação interpessoal que, embora respeitando os papéis, se desenvolve em conjunto. Um bom gestor deve perguntar-se qual é o nível de autonomia do trabalhador à distância e incentivar a realização de tarefas e controlos regulares. O trabalhador pode e deve ajudar o gestor a clarificar melhor os indicadores de resultados e outputs a produzir.

9. Gestão do tempo

É preciso fazer pausas. Não é uma opção, é um constrangimento. Trabalhar a partir de casa, ficar muito tempo em frente a um PC sem uma pausa programada, pode levar à perda de consciência do tempo e a horas extraordinárias, o que é prejudicial. O nível de capacidade cognitiva diminui e o risco é de reduzir a qualidade do desempenho. Lembre-se: compromisso e desempenho não são a mesma coisa. E o risco aumenta neste momento em que muitas pessoas podem sentir que têm de resolver rapidamente problemas inesperados.

10. Cuide de si, dos seus entes queridos e da sua comunidade

Hoje estamos todos a trabalhar a partir de casa, numa situação invulgar. A rigor, não estamos a fazer um trabalho inteligente ou ágil. Lembremo-nos disso e prestemos a devida atenção ao nosso bem-estar pessoal, para que também o possamos garantir às nossas famílias e à nossa comunidade. Respeitemos as regras e preparemo-nos para a recuperação e a criação de um novo futuro.

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Escrito por

Maria João Ceitil

Detentora de uma vasta experiência como Consultora e Formadora nos domínios de Gestão de Recursos Humanos, Gestão da Performance Organizacional e Executive Coach.

Ao nível da formação superior, possui um Mestrado Integrado em Psicologia Clínica pelo Instituto Superior de Psicologia Aplicada (ISPA), um Mestrado em Gestão do Potencial Humano pelo Instituto Superior de Gestão (ISEG) e uma Pós-Graduação em Gestão dos Recursos Humanos, na Perspectiva da Gestão com as Pessoas, pela Universidade Lusófona.

Possui também diversas certificações e formações, nomeadamente a Certificação em Executive Coaching pela Escola Europeia de Coaching de Lisboa, a certificação em Dynamic Coaching pela Go4 Consulting e a Formação Pedagógica Inicial de Formadores pela CEGOC.

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