A videoconferência é uma ferramenta que se tornou imprescindível nos últimos tempos, mas continua a ser um sistema muito específico e precisa, frequentemente, de ser otimizado. Aqui ficam 12 sugestões para uma reunião à distância bem-sucedida, bem como as nossas recomendações em relação aos equipamentos.
A preparação física para a sua videoconferência
- Enquadramento: ajuste a sua webcam de forma a que o rosto e as expressões sejam claramente visíveis na câmara, ou seja, coloque a câmara ao nível dos olhos. As webcams dos PC têm um inconveniente: como são salientes, provocam uma distorção do rosto. Tente encontrar uma forma de corrigir este ângulo. Se utilizar uma câmara externa, este problema ficará, certamente, resolvido.
- Plano de fundo: em casa ou mesmo no escritório, nem sempre dispomos do melhor cenário para realizar a nossa reunião. Além de que podem ocorrer eventos inesperados a qualquer momento em segundo plano. Os serviços de videoconferência como o Zoom ou o Teams permitem-lhe adicionar um fundo à sua escolha, ficando apenas o seu rosto visível. Esta é uma boa maneira de evitar que uma criança apareça de repente na videoconferência…
- Atitude: preste atenção à sua atitude, pois quando participa numa videoconferência deve adotar exatamente a mesma atitude que adotaria se estivesse no escritório. E foque-se também na linguagem corporal – aconselhamos a que faça alongamentos e exercícios de respiração para se preparar para o momento em direto. Escolha uma cadeira confortável que lhe permita adotar uma postura direita para evitar a fadiga e manter a atitude certa!
- Vestuário: verifique a sua roupa (sim, temos de nos vestir para uma videoconferência tal como se fossemos sair!) e evite roupas às riscas, de cor preta e branca. Arrisque a cor utilizando tons que não sejam garridos.
A preparação mental para a sua videoconferência
- Deixe o multitasking: feche todos os programas abertos no seu computador e deixe apenas abertas as ferramentas que são essenciais para a sua videoconferência. Isto evitará que seja distraído por notificações imprevistas ou que fique preocupado com um e-mail pendente... a concentração é essencial para o sucesso de uma videoconferência.
- Defina as regras: lembre-se do código de boa conduta para assegurar a sua vez de falar. Praticamente todas as ferramentas de videoconferência oferecem uma opção de "levantar a mão" para indicar a intenção de intervir ou fazer uma pergunta. Numa reunião reduzida, com apenas quatro ou cinco pessoas, pode haver mais liberdade para intervir. Peça aos participantes para deixarem o microfone no silêncio por defeito.
- Não se esqueça da área de chat: este espaço permite que todos se expressem sem perturbar a continuação da videoconferência, por isso, pondere recomendar a sua utilização. É essencial que o anfitrião da reunião verifique regularmente o que os participantes expressam no chat para adequar o seu discurso.
- Foco na interação: planeie um momento para perguntas e respostas no final da sessão e estabeleça, até mesmo, outros momentos de partilha durante a videoconferência.
As regras de uma reunião presencial aplicam-se à videoconferência
- Comunicar os objetivos: informe previamente os participantes dos tópicos e objetivos da videoconferência.
- Certifique-se do nível de informação dos participantes: antes da reunião, indique, por e-mail, os documentos a serem lidos, as informações a serem recolhidas e os pontos a serem preparados por cada um dos participantes. Esta é uma boa forma de otimizar o tempo de reunião. Ou, melhor ainda, de criar um espaço colaborativo que contém todos os documentos necessários.
- Duração: tudo depende, naturalmente, da urgência da situação e do número de assuntos a tratar... mas, no que respeita à eficiência, uma videoconferência não deve ter uma duração superior a duas horas. É melhor dividir a reunião em várias reuniões mais curtas. A duração ideal é de 40 minutos (este é o tempo permitido na versão gratuita do Zoom), o tempo necessário para tratar de um determinado assunto e suficientemente curto para que todos se mantenham concentrados.
- Pausas: estabeleça pausas regulares para permitir, a si e aos seus interlocutores, um momento para respirar um pouco, levantar-se da sua cadeira, alongar e relaxar. Anuncie estes momentos no início da reunião para preparar todos para esta possibilidade e permitir que se organizem de acordo com as respetivas necessidades.
E ainda... as nossas recomendações de imagem, som e luz para uma boa videoconferência
A imagem e o som não são meros pormenores quando falamos de videoconferência: são as ferramentas dos meios de comunicação! Prestar atenção a estes dois aspetos irá, literalmente, impulsionar a experiência do utilizador.
- Umacâmara de qualidade: ter uma videoconferência profissional passa, em primeiro lugar, por dispor de um bom dispositivo. A Logitech Brio 4K é frequentemente indicada como a webcam de referência para videoconferência. Mas o seu valor ronda os 250 euros. Existem outras marcas, como a webcam Papalook, que são mais acessíveis e têm, igualmente, um bom desempenho. O preço de uma webcam de qualidade começa nos 50 euros. Em qualquer caso, lembre-se de verificar que a webcam tem, pelo menos:
- um foco automático (que permite manter a nitidez da imagem ao longo da videoconferência);
- um microfone omnidirecional integrado com redução de ruído.
Poderá também consultar um guia comparativo de webcams para ajudá-lo a fazer a sua escolha.
As câmaras topo de gama também permitem ajustar automaticamente a exposição, a estabilidade, o enquadramento... Os modelos panorâmicos de webcam são muito úteis nos casos em que os existem vários apresentadores ou intervenientes na mesma sala.
- Não descure o som: os microfones incorporados nos PC gravam sem distinguir os ruídos de fundo e outros sons, como os cliques nas teclas... uma catástrofe. Utilize uma webcam com microfone omnidirecional integrado, tal como indicado anteriormente, ou, melhor ainda, opte por um microfone adicional.
- Escolha o seu microfone: um modelo de referência é o Blue, da Yeti Microphones, que ronda os 140 euros, muito apreciado por podcasters e locutores que fazem vídeos em direto. Permite-lhe selecionar a fonte do som, da sua voz, graças à sua função direcional. Existem outros modelos que também têm as suas vantagens: pode fazer a sua escolha utilizando uma comparação entre os vários modelos.
- Utilize auscultadores: vai otimizar a qualidade do som. Sem auscultadores, ficará exposto a um efeito desagradável de reverberação da voz: o microfone capta o som dos altifalantes que são reenviados para o microfone, o que cria um eco muito incomodativo. Opte pela versão de auricular, do tipo AirPod. O seu papel como apresentador profissional será assim mais credível do que se estiver a utilizar auscultadores de gamer.
Regule a luz: a imagem capturada pela webcam é muitas vezes fria. Um rosto iluminado por uma fonte de luz, natural se possível, será mais visível. Basta simplesmente colocar-se junto a uma janela e verificar o efeito na sua webcam. Uma fonte de luz complementar tornará a imagem mais quente. Na ausência de luz natural, deverá optar por uma luz de interior.
*Artigo adaptado e publicado originalmente aqui por Philippe Gerard.
