Atualmente, em função do contexto de produção, é necessário o planeamento estratégico, a execução e o acompanhamento constante das tarefas em múltiplos cenários.
A gestão de projetos complexos requer estas competências fundamentais para garantir a concretização dos objetivos propostos. Se está interessado em saber como gerir estes tipo de projetos, está no sítio certo!
Neste artigo, ficará a saber o que é considerado um projeto complexo. Que conhecimentos deve adquirir para o gerir de modo eficaz e quais os erros que deve evitar para alcançar o sucesso. Acompanhe-nos na leitura!
O que é a gestão de projetos?
A gestão de projetos pode ser definida como estratégica e baseada no planeamento. Envolve a avaliação e o acompanhamento de múltiplas atividades e processos destinados a atingir objetivos gerais e específicos. Em função da sua complexidade, pode ser classificada em dois tipos:
- Gestão de projetos simples: este trabalho envolve conhecimentos, liderança, visão, tecnologias e capacidade de resolução e adaptação. Pode ser realizado num período de tempo relativamente curto.
- Gestão de projetos complexos: As suas características diversas tornam-nos extremamente difíceis de planear, controlar e gerir. Tal pode ser causado por fatores organizacionais, estruturais, temporais ou mesmo direcionais.
Um projeto complexo caracteriza-se pela sua singularidade e grande escala, exigindo a elaboração de múltiplos cenários de dificuldade e a sua potencial resolução.
Gerir projetos complexos: como evitar os erros mais frequentes
A complexidade deste tipo de projeto impõe, como primeiro requisito, uma sólida formação em gestão. É este conhecimento que fornece as ferramentas necessárias para enfrentar com sucesso os respetivos desafios.
Os projetos de grande dimensão devem ser extremamente bem planeados. No entanto, é necessário ter diferentes planos de contingência e a flexibilidade adequada para adaptar o plano às mudanças exigidas pelo próprio projeto.
Dado que, pelas características que o compõem e o definem, não terá precedentes, é necessário prever todas as dificuldades possíveis e preparar estrutura e orçamento para as enfrentar.
Os projetos complexos são inéditos no seu género, por isso são únicos e requerem uma grande dose de planeamento, estratégia e flexibilidade para resolver as dificuldades e atingir os objetivos.
Que aspetos devem ser levados em consideração na gestão de um projeto?
A gestão de um projeto complexo pode parecer difícil, mas não é impossível. Com as ferramentas certas, é possível fazê-lo com êxito. A seguir, apresentamos-lhe alguns aspetos que deve ter em conta:
- Ter uma visão global antes de começar
Analise o ambiente e preste especial atenção a cada componente do projeto. Estude o objetivo de diferentes ângulos e faça todas as perguntas necessárias.
Mediante as respostas obtidas, poderá descobrir quais os desafios a enfrentar e elaborar diferentes cenários e potenciais soluções para cada caso.
- Criar uma equipa especializada e experiente
A gestão de projetos complexos exige uma equipa de excelência para enfrentar os desafios que estes representam.
Inicialmente, o gestor de projeto deve ter vários anos de experiência, capacidade de tomar decisões sob pressão e atenção ao detalhe. Entre outras características, será indispensável a fluência para se comunicar de forma eficaz e delegar tarefas.
Além disso, cada membro da equipa terá de ter um desempenho autónomo, sem necessitar de orientação contínua do líder. Os colaboradores com uma forte inclinação para o trabalho em equipa serão os mais adequados.
- Desenvolver um objetivo SMART que guie o rumo do projeto
O objetivo principal deve ser mensurável, específico, exequível, limitado no tempo e relevante. Um erro neste ponto pode colocar o projeto à deriva.
Uma vez definido o objetivo principal, será altura de criar objetivos mais pequenos para o alcançar. Esta etapa é essencial na gestão de grandes projetos.
- Definir funções e responsabilidades
É necessário determinar as funções de cada um dos membros da equipa, tendo em conta os seus conhecimentos formais e a sua experiência. Esta informação será vital para a atribuição das tarefas a realizar.
Atribuir as tarefas às pessoas adequadas, que tenham as competências necessárias para as realizar de forma eficiente. Comunicar de forma clara e eficiente quem será responsável por cada tarefa.
- Simplificar a gestão do projeto através de ferramentas
Uma formação sólida permitir-lhe-á contar com ferramentas (desde as cognitivas até às relacionadas com a utilização dos recursos tecnológicos disponíveis) que simplificarão e agilizarão a sua gestão.
- Criar um ambiente de trabalho motivado, cooperativo e positivo
O ambiente de trabalho terá um impacto significativo no desempenho dos colaboradores. Umambiente negativo pode minar o entusiasmo dos membros mais competentes da equipa.
Uma boa gestão de projetos complexos implica, assim, prestar atenção à relação entre os colegas, ao seu nível de motivação e satisfação, e criar um ambiente de trabalho positivo em que haja apoio e confiança palpáveis.
- Resiliência
Quanto maior e mais complexo for o projeto, maior será a probabilidade de surgirem novos desafios e adversidades. Por conseguinte, é necessário desenvolver a capacidade de se adaptar rapidamente à mudança.
Terá de fazer as alterações necessárias, informar a sua equipa e trabalhar em conjunto para atingir o objetivo final.
Os projetos complexos exigem adaptabilidade e flexibilidade para resolver rapidamente os imprevistos e atingir os objetivos planeados.
- Fomentar a autonomia da equipa
Os membros da sua equipa devem ter um certo grau de autonomia de ação. Isto reduz os atrasos associados à burocracia e permite aos colaboradores gerir pequenas situações relacionadas com as suas tarefas.
É importante desenvolver um processo de escalonamento de tomada de decisão que indique quando é necessário consultar o gestor de projeto.
Conclusões
Gerir projetos complexos é, sem dúvida, um grande desafio para qualquer profissional. No entanto, enfrentá-los pode proporcionar uma experiência enriquecedora e conhecimentos úteis para o futuro.
A chave do sucesso será possuir uma formação sólida - que forneça as ferramentas necessárias para o planeamento estratégico - e uma grande equipa de colaboradores. Na Cegoc, oferecemos a si e à sua equipa a experiência de formação em Gestão de Projetos.
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