Será possível reduzir para metade o tempo que passamos em reuniões? Sim, se for pragmático e seguir algumas boas práticas.
E será mesmo necessário estar sempre presente em todas as reuniões? Nem sempre. Negoceie a sua presença nas reuniões, sempre que necessário e sempre que considere que não seja absolutamente essencial a sua presença.
Boas práticas para reduzir para metade o tempo gasto em reuniões
Partilhamos uma lista de boas práticas para enfrentar este desafio:
1. Apresente o objetivo e o papel esperado dos participantes em cada reunião
Convidar alguém para uma reunião só porque está preocupado com o assunto não é razão suficiente. Ao questionar o papel de cada um numa reunião estamos a abrir a porta para outras possibilidades que permitem rentabilizar o tempo da reunião. Se a contribuição esperada é gerar ideias, construir um plano de ação com os colegas, então nesse caso a reunião é uma maneira eficaz de trabalhar. Se o objetivo for dar um parecer sobre um determinado tema, uma alternativa viável à reunião presencial será fazê-lo à distância (pode ser por email ou através de Skype, caso seja necessário). Assim, haverá certamente uma poupança de tempo.
Sempre que receber um convite para participar em uma reunião, pergunte o que é esperado de si e, se for o caso, deverá negociar a sua presença:
- presença parcial sobre um ponto específico da reunião,
- ficar em contacto remotamente,
- ajudar o organizador/facilitador da reunião a preparar uma sequência ou fornecer elementos antes da reunião.
2. Inicie à hora marcada
Somando os 10 ou 15 minutos de atraso em cada reunião (pensando que numa semana poderá ter várias reuniões) isso representa um dispêndio considerável de tempo na sua semana de trabalho. Além do efeito de bola de neve: “Eu não chego a tempo a uma reunião porque as reuniões não começam na hora marcada!”, pode tornar-se um círculo vicioso.
Para rentabilizar o tempo coletivo, comece sempre as reuniões na hora marcada (mesmo que não estejam todas as pessoas), organize reuniões de curta duração (no máximo de 45 minutos a 1 hora). Inicie a reunião relembrando o objetivo da mesma. E não menos importante, prepare todos os elementos necessários: reserve a sala, os equipamentos necessários (projetor, flipchart, etc.). Um bom facilitador dá o exemplo e está presente (pelo menos) 5 minutos antes do início da reunião para preparar tudo o que for necessário e acolher quem chegar antes do tempo. E se possível, ter café e água por perto, para evitar que as pessoas desmobilizem no caso de não estarem todos os presentes na sala de reunião à hora marcada.
3. Defina um objetivo claro e concreto e partilhe-o com todos
O objetivo clarifica o papel de cada um. Antes da reunião, comunique o objetivo e o tema aos potenciais participantes, que irão preparar (e até negociar) sua presença. Durante a reunião, o objetivo deve marcar a reunião e evitar divagações, isto é, não fugir do assunto principal e concentrar a energia do grupo para produzir um resultado no final da reunião.
4. Estruture o trabalho da reunião em objetivos intermédios
Esta prática tem várias vantagens. Estruturar o trabalho em pequenas partes e objetivos intermédios facilita a concentração do grupo, dedicando o seu tempo a tarefas intermédias concretas. Por exemplo, para resolver um problema, podemos dividir o tempo em quatro sequências: 1) produzir uma lista das causas do problema, 2) selecionar as três causas mais impactantes, 3) encontrar soluções para cada causa e 4) selecionar uma ou duas soluções que serão implementadas a curto prazo. Fazendo esta divisão, antecipadamente, o grupo pode organizar-se de uma forma mais eficaz: determinados especialistas podem juntar-se ao grupo para enriquecer as soluções e os decisores podem participar apenas na última sequência de implementação de ações.
Este formato de organização de uma reunião permite variar os métodos de trabalho e escolher o mais eficaz para um determinado tópico.
5. Evite “rondas” intermináveis
A “ronda à mesa” é a técnica para evitar pedir a opinião de todos (por várias razões). As pessoas são tentadas a pensar que vão para a reunião para fazer as primeiras intervenções, em vez de ouvirem primeiro o que o organizador da reunião tem para dizer. Se o debate se tornar “inflamado” o risco é o debate tornar-se infindável, gerando frustração daqueles que não falaram, especialmente porque existem técnicas muito mais eficazes para recolher e explorar os pontos de vista ou opiniões dos participantes. Uma ronda rápida pelos vários participantes, em que cada um tem apenas 1 ou 2 minutos para expor a sua opinião, torna o processo mais curto, dinâmico e rítmico, concentrando-se em informação factual e útil para todo o grupo. Dica: deixe um momento de reflexão coletiva antes de iniciar as partilhas dos participantes, para que todos possam preparar-se antes de ouvir o que os outros têm a dizer.
