Saber gerir o tempo é uma competência essencial no mundo empresarial, especialmente ao nível da liderança.
São tantas as coisas que disputam a sua atenção — e-mails, reuniões, viagens, vida social e familiar —, que é muito fácil ficar-se sobrecarregado. Se não gerirmos bem o nosso tempo, podemos facilmente ficar esgotados e deixar comprometida a qualidade do nosso trabalho. Mas se aprendermos a tomar decisões que criam tempo suficiente para fazer as coisas bem, é mais provável alcançarmos uma performance de excelência.
Recentemente, a Cegoc lançou um percurso de aprendizagem “Gerir e controlar o seu tempo” como parte da nossa Coleção de Aquisição de Competências #UP.
No programa, analisamos quatro áreas cruciais para ajudá-lo a gerir o seu tempo de forma mais eficaz.
Planear prioridades para a sua semana
Muitos de nós temos uma lista de tarefas que rapidamente preenchemos com uma mistura de tarefas importantes e não tão importantes. Ter muitas coisas na lista pode levar a grandes níveis de ansiedade ou descomprometimento. Por isso, é importante estabelecer prioridades dentro do seu volume de trabalho, definindo aquilo que precisa de ser feito agora e aquilo que pode esperar ou pode ser delegado. Deverá também reservar tempo para tratar de eventos inesperados que, inevitavelmente, ocorrem durante um dia normal.
Lidar com pedidos urgentes
Independentemente da eficácia com que planeia a sua agenda, as pessoas precisarão, ocasionalmente, da sua atenção urgente sobre determinado assunto. A tendência é de dizer "sim" a tudo, porque não quer desiludir as pessoas. Mas esta atitude pode causar stress e ter um efeito negativo na sua capacidade de trabalhar de forma produtiva. Contrarie a tendência e aprenda a lidar com esses pedidos de maneira a conseguir manter boas relações com os seus colegas e clientes, evitando as consequências negativas. Aprender a dizer "não" diplomaticamente ajuda, certamente, assim como renegociar uma calendarização realista ou os resultados exigidos.
Evitar sobrecargas
O inevitável resultado da má gestão do tempo é a sobrecarga de trabalho e o stress. Mesmo com uma boa gestão do tempo, surgem, ocasionalmente, pontos de pressão, e deverá aprender a lidar com tais situações. É útil ter um 'kit de emergência' pronto para aliviar a sua agenda quando chega a este ponto. O kit pode incluir reorganizar reuniões, pedir educadamente uma extensão do prazo ou redefinir as prioridades da sua lista de tarefas. Pode também tomar medidas para manter os níveis de energia com estratégias que evitam que se sinta cansaço e com rituais de relaxamento. Dito isto, é importante evitar que se sinta sobrecarregado.
Produzir trabalho de alto valor
Um bom planeamento e uma boa gestão do tempo ajudam-no a tornar-se mais criativo e a dar sempre o seu melhor. Deixar tudo para a última hora e concluir uma tarefa em pânico tem, obviamente, o efeito contrário. No entanto, é uma situação muito comum entre os profissionais ocupados. No planeamento de projetos complexos, divida as tarefas em etapas claramente definidas, para que possa ter perceção do caminho a percorrer e reparta o trabalho em conformidade. O cérebro fica ansioso quando visualizamos tarefas complexas, porque temos a tendência para complicar excessivamente as coisas e a ficar sobrecarregados. Planear o trajeto até à conclusão em pequenas fases permite-nos visualizar a tarefa de forma mais realística, tornando-a, por isso, menos stressante.
Uma boa gestão do tempo ajuda-nos a manter-nos focados e a manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal. Para os que, como nós, estão constantemente sobrecarregados com pontos de pressão e prazos apertados, o caminho para a liberdade passa por mudar hábitos de forma gradual, o que é muito menos difícil do que imagina.
O percurso de aprendizagem #UP “Gerir e controlar o seu tempo” orienta-o relativamente a todas estas questões e muito mais. O nosso programa digital único promove interações reais com os seus diretores e colegas, permitindo-lhe desenvolver as suas competências no trabalho. Receberá, também, formação personalizada para colmatar as lacunas nas competências de que precisa, assegurando que todos os momentos da sua formação contam.
Gostaria de saber mais sobre como as novas coleções #UP o podem ajudar a impulsionar as suas capacidades em gestão do tempo?
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