Quais são as suas tarefas?
A principal tarefa do Assistente Comercial consiste em prestar apoio no momento da venda. O profissional desempenha funções comerciais, administrativas, de comunicação e diplomáticas, com o objetivo de melhorar a interação com o cliente durante todas as operações.
A utilização de uma comunicação verbal ativa
Numa equipa comercial, as palavras de ordem são conseguir “lucro” e, ao mesmo tempo, garantir a “satisfação do cliente”. Para atingir este objetivo, a comunicação verbal ativa parece ser uma solução indispensável e eficaz.
Numa empresa composta por vários departamentos, a transmissão de fluxos de informação continua a ser crucial e inevitável. De facto, a equipa de contabilidade nunca poderá realizar cálculos sem os dados do setor comercial. Do mesmo modo, este último depende da equipa jurídica para a finalização e formalização das vendas. Como tal, o Assistente Comercial, que está ao lado da gestão de vendas, deve assegurar a comunicação com os outros colaboradores da empresa para impulsionar a produção.
Além disso, o AC representa a empresa no exterior, pelo que terá de transmitir internamente as necessidades e as expetativas dos clientes. Por outras palavras, pode ser comparado com um mensageiro encarregue de responder às necessidades do cliente. De facto, sem estas informações, os agentes de produção não serão capazes de satisfazer suficientemente as necessidades deste último.
O AC é responsável pela comunicação externa, tanto na fase que antecede a realização de um determinado negócio como na fase de pós-venda. A primeira fase inclui prospeção, realização de contactos, respostas a pedidos de informação e colocação no terreno de um comercial. É durante esta fase de conversas e entrevistas que o cliente tem uma primeira impressão da qualidade do serviço, pelo que o Assistente Comercial deverá dar toda a atenção a este aspeto.
A segunda fase, por sua vez, diz respeito ao pós-venda, durante o qual o Assistente Comercial responderá às perguntas recorrentes dos clientes sobre o produto. O AC tentará responder às necessidades dos clientes, sempre no sentido de fidelizar o comprador.
Otimizar a comunicação escrita
Esta tarefa inclui todas as ações relacionadas com a comunicação escrita. Diz respeito ao correio eletrónico, concursos e outros documentos e formulários escritos (faturas, recibos, etc.).
- Proteger a imagem da empresa
Uma boa comunicação escrita transmite uma boa imagem da empresa, já que reflete seriedade e profissionalismo para com os clientes. Assim, o Assistente Comercial deve assegurar a qualidade dos seus suportes escritos, cuidando dos seus textos e utilizando um registo formal.
- Privilegiar o essencial e a simplicidade
O AC deve ser preciso e conciso na sua comunicação escrita, para que o cliente consiga compreender rapidamente o objetivo do documento. Para tal, o AC deve utilizar frases simples e adotar um estilo sucinto e claro. Além disso, a mensagem deve ser direta e estar bem estruturada. Desta forma, ambas as partes ganham tempo e fazem-se entender para reforçar o acordo.
Organização do tempo ao serviço do cliente
Esta tarefa consiste em planear as tarefas do AC, para melhorar a sua produtividade. Estes efeitos são sentidos tanto pelos gestores, como pelos clientes.
O Assistente Comercial deve planear as suas tarefas por ordem de importância. Dito isto, deve considerar, em primeiro lugar, os clientes mais rentáveis e prolíficos. Assim, poupará tempo em relação ao índice de desempenho. Todos os clientes deverão, contudo, receber o tratamento adequado.
- Utilização de ferramentas de gestão do tempo
Hoje em dia, há várias ferramentas avançadas disponíveis para uma programação eficiente. Estas ferramentas continuam a ser muito úteis para o sucesso na concretização de tarefas, já que permitem que o AC controle melhor as ações e aumente a produtividade.
Domínio da conversa telefónica
As chamadas telefónicas são inevitáveis nas vendas.
- Realizar telefonemas comerciais
As vendas por telefone são uma das tarefas do Assistente Comercial. Esta forma de venda não consiste apenas em apresentar o produto e convencer o cliente, mas também em vender um produto e/ou serviço num curto espaço de tempo. Quanto mais tempo durar a conversa, maior é a hipótese de o cliente perder o interesse. Como tal, o AC deve ir direto ao assunto, tendo sempre presente a importância de escutar o seu interlocutor.
Além disso, os telefonemas comerciais são uma boa forma de conhecer todas as expetativas e necessidades do cliente. Deve notar-se, contudo, que as informações recolhidas pelo AC durante este contacto serão também utilizadas durante a negociação.
Caso o comprador tenha dificuldades na utilização de um produto, o Assistente Comercial assume o papel de consultor do cliente. Deve, portanto, estar disponível para os clientes que pretendam ajuda. Esta iniciativa permite fidelizar os compradores e transmitir uma boa imagem da empresa.
Além disso, o AC é a pessoa responsável por lidar com as objeções dos clientes insatisfeitos. Para isso, deve identificar previamente a origem da reclamação para encontrar rapidamente uma solução. Deve também demonstrar uma atitude flexível e profissional, ou seja, permanecer calmo mesmo perante as objeções de quem telefona.
