Payroll Manager

O que é um Payroll Manager?

O Payroll Manager (PM), também conhecido como payroll officer, head of payroll department/service ou payroll and personnel administration manager, supervisiona um departamento composto por técnicos e gestores de salários. Este profissional é responsável por todos os elementos da folha de pagamentos, sejam eles fixos, como salários e contribuições, ou variáveis, como férias pagas, horas extraordinárias e ausências por motivo de doença.

É também da competência do payroll manager o processamento das contribuições para a segurança social, o que inclui a preparação das várias declarações e a realização de pagamentos. Desta forma, assegura que as operações relacionadas com o pagamento de salários decorrem sem problemas e que as transferências são efetuadas no devido tempo.

O payroll manager é o ponto de referência para as instituições de controlo e organizações sociais. É também o ponto de contacto privilegiado dos colaboradores para todas as questões e todos os problemas relacionados com salários, férias e contribuições.

Que função desempenha?

O payroll manager pode desempenhar um papel fundamental na implementação e desenvolvimento do software de processamento de salários. Pode propor um plano de formação para programar o aumento das competências das equipas, em colaboração com os departamentos de formação e TI.

Na qualidade de profissional da área do direito do trabalho, garante que as operações de pagamento de salários funcionam sem problemas todos os meses e corrige quaisquer erros reportados pelos colaboradores. É responsável pela cobrança e pelo cálculo da remuneração variável, bem como pela contagem das ausências por férias pagas ou doença. Também é responsável por manter atualizados os diferentes tipos de deduções salariais e reembolsos. Tem por missão assegurar que as várias taxas parafiscais e contribuições para a segurança social sejam pagas dentro dos prazos previstos.

Quais são as suas tarefas?

Consultoria em recursos humanos

A primeira missão do payroll manager é manter um diálogo contínuo com os colaboradores, as entidades que os representam e os parceiros sociais. Deve ser capaz de responder às suas perguntas e preparar acordos sociais. Também deve participar em todos os projetos de recursos humanos. Deve igualmente aconselhar os gestores em questões como procedimentos disciplinares, gestão de representantes dos colaboradores e regras sobre horas extraordinárias. Fornece aconselhamento adequado à gestão sobre restrições legais e apoio no tratamento de fundos de pensões e adaptações a novos regulamentos.

Acompanhamento de notícias sociais

O payroll manager deve ter conhecimento de todas as obrigações legais relacionadas com a administração do pessoal e os salários. Deve estar atento às grandes mudanças que afetam a organização e o seu ambiente, nomeadamente a situação económica, as fusões e a venda de uma empresa. Deve elaborar ou desenvolver procedimentos internos, tais como normas para a utilização de veículos da empresa, regras éticas, sistemas coletivos de remuneração variável ou reembolso de despesas.

Gestão da administração do pessoal

O payroll manager supervisiona uma equipa cuja tarefa é assegurar o cumprimento das regras internas da empresa e do código de trabalho. Juntamente com a equipa, monitoriza todos os processos de gestão do tempo, gere os incidentes e as medidas disciplinares. É igualmente responsável pelas relações com as entidades sociais e a aplicação de convenções coletivas e regulamentos da empresa. A preparação de todos os documentos regulamentares relativos à gestão de pessoal e à elaboração de contratos de trabalho, alterações, saldos de contas e atribuição aos vários fundos são também da sua responsabilidade. Em suma, tem de manter atualizados os ficheiros administrativos de todos os colaboradores. Por último, mas não menos importante, deve gerir a folha de pagamentos, caraterizada por elementos fixos como salários, férias, antiguidade e elementos variáveis como bónus, horas extraordinárias, participação nos lucros, acidentes ou doenças. Deve também preparar as declarações obrigatórias e pagar as contribuições.

Relatório de recursos humanos

O payroll manager deve elaborar o relatório social da empresa, bem como os dashboards que lhe permitem monitorizar o pessoal e registar salários, férias, ausências, acidentes de trabalho e qualquer outra atividade. Deve analisar os dados recolhidos e comunicá-los à sede ou ao comité de gestão da empresa.

Que competências são essenciais?

 

Para desempenhar esta função, o PM precisar dominar o software de gestão de salários; as ferramentas de burótica; possuir experiência jurídica comprovada; ser organizado; possuir boas competências relacionais; e ter um bom espírito de síntese e análise.

 

Competências técnicas

O domínio do software de gestão de salários é essencial. O mesmo se aplica aos instrumentos comuns de burótica, bases de dados e estatísticas. Além disso, o payroll manager deve estar familiarizado com a organização, a cultura, as linhas de negócio e as práticas estabelecidas dentro da empresa. Deve ter competências legais comprovadas e estar plenamente consciente das obrigações legais relativas à gestão do pessoal.

 

Competências profissionais

São necessárias inegáveis capacidades de organização, uma vez que o PM é responsável por muitos processos, que se centram por vezes em questões muito diferentes. Deve ter uma propensão para os números, porque a dimensão estatística está muito presente no seu trabalho diário. Deve demonstrar uma grande disponibilidade para poder responder a todas as perguntas dos colaboradores ou dos sindicatos, e ser rigoroso, porque o menor erro de gestão pode ter um impacto direto e negativo na vida dos trabalhadores.

 

Competências interpessoais

A principal qualidade de um payroll manager é o respeito pela confidencialidade. Deve inspirar confiança e estabelecer relações cordiais com os outros colaboradores. São necessárias qualidades relacionais, uma vez que está em contacto com muitos outros departamentos da empresa. O PM deve ser objetivo e imparcial para não ceder à tentação de favorecer um trabalhador em detrimento de outro devido a fatores emocionais. Deve igualmente ser firme e consistente nas palavras e ações. É necessário um espírito de síntese e análise, assim como uma grande dose de paciência e tenacidade na procura de erros em caso de reclamação. É necessária discrição, uma vez que é responsável por uma área particularmente sensível.

Qual a formação necessária?