Responsável de Formação

Qual a função de um responsável de formação?

O responsável de formação colabora diretamente com o diretor de recursos humanos e tem a função de acompanhar os colaboradores na melhoria das respetivas competências ao serviço da empresa. Ou seja, o responsável de formação apresenta soluções eficazes para manter a expertise da empresa e, assim, destacá-la dos seus concorrentes. Tendo em conta a forte concorrência empresarial, a formação dos colaboradores é, ainda, o meio infalível para que seja possível evoluir.

Que função desempenha?

O responsável de formação tem, primeiramente, como função criar as formações destinadas aos colaboradores, devendo, para tal, fazer uma análise e avaliar as necessidades da empresa no que respeita às competências. Ficará responsável pela redação e pelo acompanhamento das especificações para o seu projeto, o que implicará selecionar os intervenientes ou os tipos de formações que vão ao encontro dos objetivos definidos. O responsável de formação atuará mais no terreno que nos departamentos jurídicos e administrativos. Abordará cada um dos colaboradores para recolher dados concretos e verdadeiros.

É de salientar que o responsável de formação está encarregue de todas as fases de intervenção, ou seja, desde a gestão do orçamento disponível à avaliação final. Efetivamente, o seu papel é gerir o projeto, tanto presencialmente como à distância. É, pois, o ator principal das alterações implementadas na empresa.

Para executar o plano estabelecido, o responsável de formação deve permanecer atento à evolução da formação profissional, nomeadamente, às alterações legais. Deve igualmente familiarizar-se com as novas ferramentas de aprendizagem, como as digitais e as novas estratégias de trabalho.  

Quais são as suas tarefas?

Sendo o responsável, terá de gerir todas as ações relativas aos projetos de formação. As sessões não deverão, em nenhum caso, prejudicar a produtividade da empresa, pelo que este profissional deve ter em consideração as obrigações da empresa quando traça o plano de formação. Para desenvolver as competências dos colaboradores, deve demonstrar comportamentos profissionais, através de uma excelente comunicação, uma boa postura e uma escuta atenta.

Definir uma política de formação e de desenvolvimento de competências adaptadas aos desafios da empresa

Esta tarefa consiste em criar o projeto de desenvolvimento a partir da avaliação global da empresa e dos colaboradores. As soluções propostas devem adaptar-se e corresponder à visão da empresa, bem como à respetiva política de desenvolvimento.

Atualização

Antes de estabelecer um plano, o responsável de formação (e de desenvolvimento de competências) deve começar por situar a sua atividade num contexto legislativo e convencional que siga as referências em vigor, tendo conhecimento das eventuais alterações no sistema de formação profissional português. Como resultado, o consultor em formação identifica os novos atores e as novas tendências do sistema.

Além disso, deve ter um inventário de dispositivos de formação acessíveis para os colaboradores, com vista a um plano de formação bem concebido. Depois, escolherá o modo de financiamento adaptado à dimensão da empresa. As entidades de formação propõem diversas soluções de financiamento.

Identificar os desafios da empresa

Esta tarefa é realizada através da identificação dos principais desafios da empresa. Tudo começa com um estudo aprofundado da concorrência da empresa. Para realizar este estudo, o responsável de formação poderá optar por inquéritos ou outras técnicas que lhe pareçam exequíveis. Em todos os casos, contará sempre com a ajuda dos outros quadros da empresa.

Implementação do plano de desenvolvimento de competências

Em primeiro lugar, o responsável de formação definirá o processo de elaboração do seu projeto. De seguida, fará uma seleção do conteúdo do plano tendo em conta a nova definição da ação de formação. É necessário ter presente que o funcionamento do seu plano deve adaptar-se ao tamanho, à organização e ao contexto da empresa.

Em segundo lugar, o responsável de formação decidirá o planeamento anual. Para manter a posição perante a concorrência, uma empresa deve apresentar anualmente melhorias.

Por fim, este profissional em desenvolvimento de competências irá defender o seu programa perante os seus superiores para conseguir a aprovação destes.

Gestão dos projetos de formação

Esta tarefa consiste em acompanhar as etapas estipuladas para concluir os projetos de formação. Diz respeito à seleção dos prestadores de serviços, à gestão do orçamento, ao acompanhamento das especificações e à avaliação final.

Qualificação da necessidade e elaboração das especificações

Com vista a otimizar custos e resultados, o responsável de formação deve conhecer as necessidades da empresa e tê-las em conta no planeamento das formações. Esta será a primeira etapa a seguir antes de avançar com o desenvolvimento do projeto. Desta forma, consegue ter uma visão global sobre todas as ações a executar, bem como sobre os resultados a atingir. Sem isto, a formação seria uma perda de tempo e dinheiro para os líderes. Note-se que um plano de desenvolvimento de competências é bastante dispendioso e requer um profissional específico.

Escolher os meios de formação

Esta etapa é crucial, porque todos os aspetos do processo (tempo, custo, ferramentas, recursos...) dependem dele. A escolha não será aleatória, devendo adaptar-se a todos os critérios de sucesso estudados previamente.

Além disso, cada tipo de aprendizagem (presencial, à distância, formação em situação de trabalho) tem um custo associado, assim como determinadas condições de sucesso. Assim, o responsável de formação deve, de forma antecipada, ter em conta todos estes dados  antes de passar à seleção. Deve ainda ter em conta o contributo das novas tecnologias de formação, tais como módulos, vídeos, classes virtuais, o formato MOOC etc.
Após a conclusão destas tarefas, o responsável de formação fará então o lançamento dos concursos e selecionará os prestadores de serviços que correspondam às necessidades da empresa e dos seus colaboradores.

Dar vida aos projetos de formação

Esta é a última etapa a seguir numa gestão de projetos. Consiste em acompanhar, em tempo real, não só o desenvolvimento das intervenções, como também a implementação das ferramentas. O gestor do projeto acompanhará, por sua vez, cada colaborador na sua procura por competências e assegurará que o planeamento é respeitado.

Avaliação final

Certificação

Um certificado é a única prova de sucesso em caso de formação, pois atesta a transmissão de competências e os conhecimentos adquiridos durante as sessões. Como resultado, compete ao responsável de formação (e desenvolvimento de competências) a definição do tipo de certificação adequado para os colaboradores.

Compete-lhe ainda defender a necessidade de uma certificação junto dos superiores, devendo os mesmos serem  informados das vantagens que a certificação aporta . O consultor deve defender a ideia de que se trata de um aspeto motivacional para os colaboradores, para que os superiores envidem os esforços necessários para a boa execução do projeto.

Participar na evolução

Uma vez que o responsável de formação lidera o projeto, o mesmo tem a capacidade de avaliar os participantes. Por outras palavras, ele conhece todos os critérios de sucesso, bem como os indicadores de performance, porque foi ele quem concebeu o plano de treino. Assim, trabalhará com os formadores, no papel de júri, e ocupar-se-á da comunicação dos resultados.

As competências necessárias para se tornar um responsável de formação

A formação para se tornar num responsável de formação